الممارسات الحوكمية

خصوصية البيانات وأمن المعلومات

في ظل التحول الرقمي، هناك العديد من اللوائح التنظيمية والمتطلبات والتعقيدات التي تواصل الشركة التعامل معها بانتظام. ولا تزال حماية البيانات الشخصية وخصوصية الموظفين والعملاء والشركاء واحدة من أهم أولويات حوكمة الشركات داخل الشركة، إذ نسعى باستمرار إلى تعزيز التدابير الأمنية لمواكبة المخاطر المتطورة.

وفي الآونة الأخيرة، نفذت الشركة برنامجًا لتصنيف البيانات عبر جميع أشكال حركات المرور على الإنترنت والبريد الإلكتروني والشبكة. وبفضل نظام إدارة الهوية والوصول لدى الشركة، فقد استحدثت عملية مصادقة وتفويض تمكِّن إدارة تقنية المعلومات من العمل جنبًا إلى جنب مع الفرق الوظيفية وفرق الأعمال.

وعلاوةً على ذلك، يحدد إطار الحوكمة الشامل للشركة الوصول إلى البيانات من خلال بروتوكول قائم على القواعد يتألف من أربعة تصنيفات مختلفة:

• داخلي
• سري
• عام
• محظور

تمنع هذه التصنيفات الوصول غير المصرح به إلى البيانات من خلال فحص طلبات الوصول بناءً على بيانات الاعتماد. وفي ظل وجود مدير تنفيذي للبيانات والتحليلات يتولى الرقابة على فريق داخلي متنام مهمته أمن البيانات، تمكنت الشركة من تعزيز خصوصية بيانات الأطراف ذوي العلاقة خلال الفترة المشمولة بالتقرير، والإبقاء على تلك البيانات مؤمنة ضد أي انتهاكات محتملة.

بالمثل، فقد أتاح برنامج منع تسرب البيانات الذي تم تفعيله على مستوى الشركة، والذي يتضمن بدوره برنامجًا يقوم بتحليل أنظمة تقنية المعلومات بشكل نشط بهدف العثور على نقاط الضعف وأوجه القصور المحتملة في البيانات، للشركة اتباع نهج عنوانه الشفافية فيما يخص تدابير الالتزام بأمن البيانات لديها. ويشتمل نظام الشركة الحالي لخصوصية البيانات وأمن المعلومات على أكثر من 190 ضابطًا وإجراءً، وهو متوافق تمامًا مع معايير مكتب إدارة البيانات الوطنية والهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا).

كما عززت الشركة حماية بيانات عملائها بما يتماشى مع نظام حماية البيانات الشخصية في المملكة، وهي تجهز لطرح سياسة أكثر شمولًا لحماية البيانات على غرار اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) الصادرة عن الاتحاد الأوروبي في حال تطبيق مثل هذه التشريعات في المملكة.

بالإضافة إلى ذلك، تتمتع الشركة بسجل إيجابي يخلو من أي حوادث تنطوي على خرق أو تسرب أو سرقة أو فقدان للبيانات على مدى السنوات الماضية، كما أنه لا توجد أي شكاوى من جانب أي من الهيئات التنظيمية بشأن انتهاك خصوصية بيانات العملاء.

أخلاقيات العمل

تشجع الشركة ثقافة السلوك الأخلاقي عبر أرجاء الشركة من خلال اتباع مجموعة شاملة من السياسات، ومن ثم الحفاظ على المُثل العليا للشركة من خلال السلوكيات المقبولة وغير المقبولة المحددة بوضوح، وتعتبر هذه السياسات أدوات مهمة لتعزيز النزاهة بين الموظفين وبناء الثقة مع الأطراف ذوي العلاقة الرئيسيين. وتشمل هذه السياسات ما يلي:

• سياسة مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب
• سياسة تلقي الهدايا
• سياسة الإبلاغ عن المخالفات
• سياسة الرشوة ومكافحة الفساد
• سياسة التظلمات
• قواعد السلوك العامة

في الوقت الحالي، تعمل الشركة على تحديث هذه السياسات، وتخطط لتنفيذ دورة تدريبية مخصصة للأخلاقيات المهنية لزيادة الوعي بشأنها بين الموظفين.

ممارسات مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب

لمّا كانت شركة التعاونية تتبنى معايير أخلاقية عالية، فهي ملتزمة بمنع غسل الأموال بجميع أشكاله، وقد استحدثت في سبيل ذلك ميثاق مكافحة مخاطر غسل الأموال الرامي إلى منع الأنشطة الإجرامية. ولدى الشركة فريق مخصص لمراقبة ومتابعة شؤونها المالية، مع إجراء عمليات التحقق من جميع العملاء والشركاء المحتملين لتقييم المخاطر المحتملة لغسل الأموال. بالإضافة إلى ذلك، قامت الشركة بوضع وتنفيذ خطة تصحيحية للوفاء والالتزام بجميع المتطلبات المتعلقة بلائحة مكافحة غسل الأموال في المملكة العربية السعودية.

وقد عمل فريق مكافحة غسل الأموال لدى الشركة مع جميع فرق الأعمال لدمج نماذج “اعرف عميلك” في كافة الأنظمة الداخلية، كما تعاقدت الشركة مع شركة تومسون رويترز للتحقق من قوائم العملاء والعقوبات الخاصة بالشركة لضمان توافقها مع المعايير الوطنية والدولية.

كذلك، تمتلك الشركة آليات رقابة قوية للحد من مخاطر غسل الأموال المتعلقة بالأنشطة الإجرامية، وهي آليات تكملها جلسات توعية تهدف إلى تثقيف الموظفين بشأن مخاطر غسل الأموال وغيرها من الجرائم المالية. وقد ارتفعت نسبة الموظفين الذين حضروا هذا التدريب على نحو مطرد على مدى السنوات القليلة الماضية.

سياسة الإبلاغ عن المخالفات

أنشأت الشركة قنوات آمنة للإبلاغ عن المخالفات على صعيد المخالفات المتعلقة بالسياسات الداخلية والمخالفات التنظيمية أو القانونية على حد سواء، وذلك من خلال سياسة الإبلاغ عن المخالفات لديها، التي تتضمن وصل الطرف المسؤول عن الإبلاغ عن المخالفات على نحو آمن بالوحدة المسؤولة عن التحقيق فيها ومعالجتها. أما هذه الوحدة فتتلقى جميع الإخطارات المتعلقة بالمخالفات في المجالات التي تنطوي على الاختلاس والفساد والسلوك غير القانوني أو غير الأخلاقي أو غير المهني وتقوم بمعالجتها والتعامل معها، ويتم التحقيق في جميع الشكاوى مليًا.

وفي هذا الشأن، يساهم الشخص الذي يبلغ عن المخالفات في إنماء ثقافة المساءلة والنزاهة وتحمل المسؤولية لدى الشركة، وهذا الأمر يُعد في مقدور جميع موظفي الشركة والأطراف ذوي العلاقة.

سياسة التظلمات

تطبق الشركة سياسة التظلمات لديها بهدف معالجة شكاوى الموظفين وتظلماتهم وحل أي منازعات بطريقة توفيقية وودية وفعالة وتتسم بالكفاءة. ومع أن الشركة تهدف إلى تسوية جميع التظلمات على المستوى التشغيلي، فقد جرى تفعيل لجنة مخصصة للتظلمات للنظر في المسائل التي لا يمكن تسويتها بشكل ميسر. وتتمتع اللجنة بصلاحيات كاملة للتحقيق في التظلمات من خلال إجراء مقابلات مع الموظفين، فضلًا عن الأشكال الأخرى من البحث والتحري، كما يمكنها، إذا لزم الأمر، أن تقدم توصية إلى الرئيس التنفيذي. وعلى الرغم من أن الشركة تشجع الموظفين على الكشف عن هويتهم عند رفع الشكاوى ذات الصلة، فهي توفر لهم خيار تفعيل عملية التظلم دون الكشف عن الهوية.

الالتزام

لدى الشركة برنامج التزام يهدف إلى تنفيذ جميع اللوائح التنظيمية ذات الصلة التي يقرها البنك المركزي السعودي، وهيئة السوق المالية، ومجلس الضمان الصحي، وغيرها من الهيئات التنظيمية، وتخضع كافة التطورات والمتطلبات التي تعلنها وتنفذها هذه الهيئات للفحص المستمر ويتم العمل عليها بشكل استباقي لمنع عدم الالتزام. وعلاوةً على ذلك، تستخدم الشركة نظام التزام عالي المستوى لجمع المعلومات حول اللوائح والأخبار والرسائل، لضمان الالتزام بالمواعيد النهائية، وتكوين رؤى ومعلومات حول المواضع المحجوبة أو الخفية ومجالات التحسين.

تقوم الشركة بتقييم عمليات الالتزام وفقًا لوجيهات البنك المركزي السعودي، مع إجراء تقييم الالتزام من قبل إدارة الالتزام الداخلية، التي تتحقق بانتظام من المشكلات وتقوم بالتوفيق بين العمليات التشغيلية في الشركة والإجراءات التي تنص عليها أحدث اللوائح التنظيمية وأخرها. علاوةً على ذلك، يقدم فريق الالتزام المشورة بشأن متطلبات الالتزام من خلال إسناد أهداف الالتزام إلى الإدارات المعنية، والاجتماع مع الأطراف ذوي العلاقة المعنيين لوضع خطط العمل وتوضيح الخطوات المطلوبة. ويقوم الفريق بالمتابعة مع الإدارات لحين الانتهاء من جميع المهام الواردة في خطة العمل، كما يقوم الفريق بتسليم رسائل توعوية للموظفين مثل الإعلان عن أي تحديثات على سياسات أخلاقيات الشركة.

وتُجري الشركة بدورها تقييمًا للالتزام بناءً على خطة الالتزام الخاصة بها، وتبلغ لجنة المراجعة بأي مشكلات تتعلق بحالات عدم الالتزام من خلال تقرير الالتزام ربع السنوي. ولا يتمثل دور فريق الالتزام في اكتشاف المخالفات فحسب، بل يشمل أيضًا دعم جميع الإدارات من خلال تقديم المشورة بشأن قواعد الالتزام السليم، وبالتالي الحد من المخاطر المحتملة التي قد نتعرض لها.

كذلك، يتولى فريق الالتزام مراجعة جميع السياسات والإجراءات الداخلية باستمرار، ويجري التحقق من هذه السياسات للتأكد من عدم وجود مشكلات تتعلق بعدم الالتزام، ولضمان أنها تعكس كافة اللوائح الحالية. بالإضافة إلى ذلك، يجري تمثيل فريق الالتزام في لجنة المنتجات لضمان توافق أي منتجات يتم إصدارها وتحديثها بشكل كامل مع اللوائح التنظيمية. وأخيرًا، يتأكد فريق الالتزام من تنفيذ التعهيد الخارجي للعقود بطريقة عنوانها الالتزام، وأن جميع العقود الفعلية تتم دراستها واعتمادها من قبل ذلك الفريق قبل الحصول على موافقة البنك المركزي السعودي عليها.